Организация конференций, выставок – задача не из легких, особенно если они носят узконаправленный медицинский или медико-социальный характер. Далеко не каждая компания, занимающаяся конференц-менеджментом, сможет учесть все нюансы организации мероприятий медицинской направленности. При подготовке и проведения мероприятия мы четко следуем всем требуемым пунктам

 

 

Концепция мероприятия

  • Разработка и составление бизнес-плана
  • Формирование целевой аудитории Участников конференции
  • Разработка фирменного стиля мероприятия
  • Взаимодействие с государственными структурами в области здравоохранения.
  • Разработка мер по повышению статуса мероприятия (демонстрация операций, поездки и т.д.)
  • Подготовка бюджета мероприятия

 

 

Научная составляющая мероприятия

  • Участие в разработке научной тематики мероприятия
  • Формирование информационного пакета для участников мероприятия
  • Проведение рекламной кампании о мероприятии с использованием передовых ресурсов
  • Создание интернет-сайта мероприятия
  • Информирование Участников мероприятия посредством, электронных, почтовых, телефонных и др.оповещеий (использование собственной БД + наращивание)
  • Привлечение ведущих специалистов международного уровня в соответствии с тематикой мероприятия
  • Разработка и согласование расписания мероприятия
  • Сбор, систематизация, редактирование  и публикация материалов конференции (сборник тезисов, статей)
  • Участие в формировании научной программы мероприятия, взаимодействие с докладчиками
  • Сбор и формирование постерной и е-постерной сессии
  • Сбор, редактирование и адаптирование презентаций, перевод их на основной язык конференции

 

 

Техническое обеспечение мероприятия 

  • Подбор площадки проведения
  • Обеспечение необходимого оборудования (экраны. проекторы, микрофоны, ноутбуки и т.д.)
  • Составление план-схемы площадки проведения
  • Обеспечение оборудованием для синхронного перевода
  • Предоставление профессиональных переводчиков-синхронистов со знанием медицинской терминологии, соответствующей тематики конференции
  • Проведение интернет-трансляций, видео-записей в формате FullHD
  • Художественное оформление (внутреннее и внешнее) площадки мероприятия с разработкой индивидуальной схемы навигации (экраны, постеры, банеры), приветственных стендов, видео-трансляция в фойе, флор-оформление

 

 

Сопровождение мероприятия

  • Организация регистрации Участников, VIP персон, оргкомитета
  • Организация офиса оперативной полиграфии
  • Технический контроль работы залов заседаний
  • Формирование зон отдыха и питания
  • Сопровождение протокольных мероприятий
  • Обеспечение социально-культурной программы
  • Предоставление услуг профессионального фотографа

 

 

Подведение итогов

  • Аналитический отчет о мероприятии
  • Формирование базы данных Участников
  • Составление резолюции мероприятия
  • Предоставление электронных версий материалов конференции
  • Предоставление фотоотчета на электронных и печатных носителях
  • Предоставление видео отчета